Księgowość
Księgi i sprawozdawczość
Prowadzenie ksiąg dla podmiotów leczniczych i spółek lekarskich: rejestry VAT, pliki JPK, deklaracje, roczne sprawozdania finansowe i e-sprawozdania do KRS. Faktury, ZUS i US w jednym miejscu.
Dla podmiotów leczniczych
Obsługa podmiotów leczniczych w jednych rękach.
Księgowość, kadry i płace, rozliczenia kontraktów NFZ, RODO i funkcja IOD, sukcesja i przekształcenia – prowadzi to jeden zespół, na jedną umowę, z jednym opiekunem. Zaczynamy od rozmowy i przeglądu tego, co już masz.
Pierwsza, krótka rozmowa to zazwyczaj 30–45 minut online. W większości tematów bez opłat. Jeśli sprawa wymaga przygotowania dokumentów lub kalkulacji, ustalamy zakres przed spotkaniem.
NZOZ
Niepubliczne zakłady opieki zdrowotnej
Przychodnie
Wieloprofilowe i specjalistyczne
Praktyki
Indywidualne i grupowe
Spółki lekarskie
Sp. z o.o., komandytowe, partnerskie
Zakres obsługi
Co obejmuje obsługa placówki
Wszystko, co dzieje się poza gabinetem – od ksiąg po RODO i rozliczenia z NFZ. Jeden zespół, jedna umowa, jeden opiekun.
Podatki
Doradztwo podatkowe
Wybór formy opodatkowania i rozliczenie VAT w placówce (zwolnienie medyczne vs świadczenia opodatkowane), IP Box przy pracach autorskich i badawczych, ulgi B+R, koszty uzyskania przychodu.
Kadry i płace
Kadry i płace zespołu
Obsługa lekarzy, pielęgniarek, recepcji i personelu pomocniczego: kontrakty B2B, etaty, dyżury, umowy zlecenia, PPK, ZUS, PFRON. Naliczenia i dokumentacja kadrowa.
NFZ
Rozliczenia kontraktów NFZ
Sprawozdawczość i rozliczenia kontraktów, korekty świadczeń, obsługa kontroli NFZ i odwołań od kar. Spójne księgowanie świadczeń kontraktowanych i komercyjnych.
Prawo i RODO
Prawo, RODO i IOD
Regulaminy organizacyjne, polityki RODO, rejestr czynności przetwarzania, DPIA, umowa powierzenia wg art. 28 RODO z dostawcami. Możemy pełnić funkcję zewnętrznego IOD.
Struktura
Forma i struktura placówki
JDG, sp. z o.o., spółka komandytowa czy partnerska – dobór formy do skali działalności, podział ról wspólników, rozdzielenie rozliczeń właściciela i placówki. Modelujemy warianty przed decyzją.
Sukcesja
Sukcesja i przekształcenia
Przekształcenie praktyki w spółkę, plan sukcesji rodzinnej, przygotowanie placówki do sprzedaży lub konsolidacji, uporządkowanie dokumentacji pod due diligence.
Systemy
Współpraca z systemami gabinetowymi
Korzystamy z eksportów przychodów, raportów świadczeń i grafików z Twojego systemu EHR/HIS, żeby rozliczenia opierały się na danych z placówki, a nie na ręcznym przepisywaniu.
Koszty
Przegląd kosztów stałych
Przegląd kosztów stałych, umów z dostawcami i leasingów sprzętu. Wskazujemy, gdzie placówka może odzyskać marżę, i pokazujemy to na liczbach z Twoich rozliczeń.
Specyfika branży
Tematy, których nie zna typowe biuro rachunkowe
Placówka medyczna rozlicza się inaczej niż sklep czy firma usługowa. Te obszary odróżniają zespół, który zna branżę, od tego, który dopiero ją poznaje.
Kontrakty NFZ vs prywatne
Mieszanka świadczeń kontraktowanych przez NFZ i komercyjnych wymusza odrębne rozliczenia VAT (zwolnienie medyczne vs stawki podstawowe), dwa systemy raportowania i staranne księgowanie kosztów wspólnych.
RODO i tajemnica lekarska
Dane medyczne to dane szczególnej kategorii. Wymagają analizy DPIA, polityki retencji, umów powierzenia z każdym dostawcą oprogramowania medycznego, funkcji IOD i rejestru incydentów.
Sprawozdawczość do NFZ
Sprawozdania, korekty po kontrolach, kary umowne za nadwykonania, mechanizmy rozliczeń ratalnych. Każdy błąd to ryzyko zwrotu środków lub problemu przy kolejnym konkursie kontraktowym.
Umowy z personelem
Lekarze pracują na kontraktach B2B, etatach i dyżurach godzinowych. Każdy model ma inne skutki podatkowe i ZUS-owe. Niewłaściwa konstrukcja to ryzyko reklasyfikacji przez ZUS lub US.
Sukcesja praktyki
Praktyka indywidualna jest związana z osobą lekarza. Bez planu sukcesji, przekształcenia w spółkę i odpowiednich zapisów placówka może nie przejść na rodzinę. To trzeba zaplanować zawczasu.
Koszty wspólne i marża
Sprzęt, czynsz, personel i media obsługują równolegle część kontraktową i komercyjną. Bez właściwego podziału kosztów trudno ocenić, która część placówki naprawdę zarabia.
Jak to wygląda
Jak zaczynamy współpracę
Cztery kroki od pierwszej rozmowy do stałej obsługi. Tempo dopasowujemy do skali placówki.
-
Krótka rozmowa
30–45 minut online lub telefonicznie. Poznajemy placówkę i sprawdzamy, czy temat wpisuje się w to, co robimy. Bez zobowiązań.
-
Przegląd otwarcia
Przeglądamy dokumentację księgową, kadrową, prawną i rozliczenia z NFZ. Wskazujemy ryzyka, zaległości i obszary do poprawy.
-
Plan i przejęcie
Ustalamy zakres obsługi, plan migracji ksiąg i punkty integracji z Twoimi systemami. Przejmujemy księgi i dokumentację bez przerwy w bieżących rozliczeniach.
-
Stała obsługa i opieka
Bieżąca księgowość, kadry i rozliczenia, regularny kontakt z opiekunem oraz przeglądy w miarę zmian w placówce i przepisach.
Zasady współpracy
Jak pracujemy z placówkami
Bez sztywnych pakietów z internetu. Zakres i warunki ustalamy po przeglądzie, na podstawie wielkości zespołu i liczby dokumentów.
Jeden punkt kontaktu
Jeden opiekun, jedna umowa
Księgowość, kadry, podatki, prawo i RODO prowadzi jeden zespół. Masz jeden punkt kontaktu zamiast trzech osobnych biur i sprzecznych porad.
Wycena po przeglądzie
Zakres dopasowany do placówki
Warunki ustalamy po przeglądzie otwarcia, w oparciu o liczbę etatów, wolumen dokumentów i potrzebny zakres. Bez ukrytych kosztów i dopisywanych później pozycji.
Dokumentacja w porządku
Raporty gotowe na kontrolę i due diligence
Rozliczenia prowadzimy tak, by dokumentacja była uporządkowana – również wtedy, gdy zgłosi się bank, inwestor lub kontrola. Mniej pośpiechu, gdy dokumenty są naprawdę potrzebne.
Zespół
Kto z Tobą pracuje
Placówka ma stałego opiekuna, a za poszczególne obszary odpowiadają te same osoby.
Michał Trędowski
Założyciel, doradca finansowy
Ponad dekada pracy z lekarzami i podmiotami medycznymi. Prowadzi proces od pierwszej rozmowy do wdrożenia, odpowiada za strategię finansową placówki i sukcesję.
Pełny profil →Aleksandra Manista
Księgowość
Prowadzi księgi podmiotów leczniczych, spółek lekarskich i JDG. Obsługa kontraktów NFZ i komercyjnych, rozliczenia z ZUS i US.
Pełny profil →Jan Kazimierz Adamczyk
Prawo
Prawo medyczne i gospodarcze, ochrona danych w placówce. Spółki dla praktyk lekarskich, kontrakty z personelem i podwykonawcami, RODO i IOD.
Pełny profil →FAQ
Pytania, które najczęściej dostajemy od placówek
Tak. Prowadząc księgowość i kadry podmiotu leczniczego przetwarzamy dane osobowe, w tym dane szczególnej kategorii z art. 9 RODO. Dlatego standardem jest pisemna umowa powierzenia wg art. 28 RODO: zakres przetwarzania, środki bezpieczeństwa, prawo audytu, lista podprocesorów i obowiązki przy incydencie. Umowę podpisujemy razem z umową na obsługę.
Tak, możemy pełnić funkcję zewnętrznego Inspektora Ochrony Danych. Zgłaszamy IOD do PUODO, prowadzimy rejestr czynności przetwarzania i rejestr incydentów, opiniujemy DPIA oraz wspieramy przy zapytaniach pacjentów. Zakres ustalamy podczas rozmowy, bo zależy od wielkości placówki i posiadanej dokumentacji.
Zaczynamy od przeglądu otwarcia: dokumentacja księgowa, kadrowa, prawna i rozliczenia z NFZ. Ustalamy plan migracji i punkty integracji z Twoimi systemami, a potem przejmujemy księgi i bieżącą obsługę. Termin zależy od skali placówki i stanu dokumentacji – realny harmonogram przedstawiamy po przeglądzie, tak aby rozliczenia i sprawozdawczość nie wypadły z terminów.
Tak. Placówki najczęściej łączą świadczenia kontraktowane z NFZ i komercyjne, co oznacza odrębne rozliczenia VAT (zwolnienie medyczne vs stawki podstawowe), sprawozdawczość do NFZ i staranne księgowanie kosztów wspólnych. Prowadzimy obie ścieżki i dbamy o spójność rozliczeń.
Tak. Pracujemy z popularnymi systemami EHR/HIS używanymi przez placówki. Eksporty przychodów, raporty świadczeń i grafiki personelu wykorzystujemy do rozliczeń. Jeśli korzystasz z konkretnego systemu, sprawdzimy możliwość współpracy podczas przeglądu otwarcia.
Sprawami podatkowymi i kontrolami zajmuje się zespół księgowy wspólnie z prawnikiem. W przypadku kontroli komunikację z organem prowadzimy po stronie placówki, w uzgodnionym zakresie. Sposób reprezentacji ustalamy w umowie na obsługę.
Porozmawiajmy o Twojej placówce.
Umów krótką rozmowę. Sprawdzimy, co możemy przejąć z obsługi Twojego podmiotu, a po przeglądzie ustalimy zakres i warunki współpracy.